1. Descripción del servicio
SimpleDent es una plataforma web de apoyo para la gestión odontológica. Según el plan y los módulos activos, permite administrar pacientes, agenda, horarios, expedientes médicos y dentales, odontogramas, tratamientos, radiografías, galería de archivos clínicos, notificaciones e integraciones.
Quien crea una clínica, contrata un plan o acepta una propuesta en nombre de una organización declara contar con la autoridad necesaria para vincular a esa clínica a las condiciones comerciales y de uso aplicables.
SimpleDent apoya la organización de la práctica clínica, pero no diagnostica, prescribe ni sustituye el criterio, la revisión o la responsabilidad profesional del odontólogo. No debe utilizarse como canal de atención de emergencias.
2. Planes, pagos y renovaciones
Las capacidades, límites y módulos disponibles dependen del plan contratado y de la configuración vigente de la licencia. El sitio público presenta precios mensuales de referencia para los planes Básico y Premium; los módulos adicionales se cotizan de forma personalizada.
Los precios publicados no incluyen impuestos. El IVA (Impuesto al Valor Agregado) es un impuesto al consumo que, cuando corresponda, se suma al precio indicado. Para clientes facturados en Costa Rica se aplicará la tarifa general vigente de IVA, actualmente 13 %, salvo que la normativa disponga una condición distinta. Para clientes en otros países, los impuestos que correspondan dependen de la jurisdicción y de la información de facturación proporcionada por la clínica.
La propuesta o acuerdo aceptado por la clínica definirá el precio final, moneda, impuestos aplicables, fecha de cobro, forma de pago, renovación, cancelación y cualquier condición comercial particular. La falta de pago podrá afectar la continuidad del acceso, conforme a dicho acuerdo y previa comunicación razonable cuando corresponda.
3. Datos clínicos y privacidad
La clínica conserva los derechos que correspondan sobre la información que incorpora al servicio y es responsable de determinar las finalidades, bases legales y autorizaciones necesarias para tratar datos de pacientes. SimpleDent presta la infraestructura tecnológica y procesa esa información para operar, mantener, respaldar y dar soporte al servicio, siguiendo las instrucciones de la clínica y las obligaciones aplicables.
La clínica puede exportar su información disponible desde las opciones de exportación de la plataforma en cualquier momento mientras mantenga acceso al servicio; no necesita esperar a una suspensión o a la terminación de la relación comercial.
Los detalles sobre categorías de datos, integraciones, seguridad, derechos y solicitudes se describen en la Política de Privacidad. Las condiciones específicas de tratamiento de datos podrán formalizarse en un acuerdo adicional con cada clínica.
4. Responsabilidades del cliente
- Proporcionar información correcta para configurar el servicio y mantener actualizados sus datos de contacto.
- Administrar las cuentas, roles y permisos de su equipo.
- Proteger credenciales, activar los controles requeridos y reportar accesos sospechosos.
- Contar con las autorizaciones y bases legales necesarias para tratar datos de pacientes y para enviar comunicaciones por los canales que habilite.
- Verificar la exactitud clínica de expedientes, odontogramas, citas y comunicaciones.
- Mantener equipos y conexiones razonablemente seguros.
5. Uso permitido y confidencialidad
El servicio debe utilizarse para fines profesionales y lícitos. No se permite intentar vulnerar controles, acceder a otras clínicas, introducir código malicioso, saturar deliberadamente la plataforma, compartir cuentas de forma insegura o utilizar el servicio para comunicaciones no autorizadas.
Cada usuario debe tratar como confidencial la información clínica a la que accede. La clínica es responsable de retirar o ajustar accesos cuando cambie su personal.
6. Servicios de terceros
Algunas funciones dependen de proveedores externos, incluidos servicios de infraestructura, almacenamiento, correo, mensajería, Google y Meta o WhatsApp. La clínica decide qué integraciones conectar y debe cumplir también las condiciones aplicables de esos proveedores. La disponibilidad, políticas o funcionalidades de terceros pueden cambiar fuera del control directo de SimpleDent.
Cuando la clínica elige conectar WhatsApp Web, declara tener derecho a utilizar el número vinculado. Esta opción depende de que la sesión permanezca conectada y de las condiciones aplicables de WhatsApp, por lo que su disponibilidad puede variar. La clínica debe utilizarla únicamente para comunicaciones autorizadas por sus pacientes.
7. Disponibilidad, mantenimiento y soporte
SimpleDent procura mantener un servicio estable y puede realizar mantenimiento, actualizaciones de seguridad o mejoras. Cuando sea razonable, las intervenciones planificadas que puedan afectar el uso se comunicarán con antelación. No se establece en estos términos un nivel de servicio garantizado ni un plazo contractual de respuesta, salvo que se pacte expresamente por escrito.
8. Propiedad intelectual
SimpleDent, su software, identidad, diseño, documentación y componentes propios están protegidos por la normativa aplicable. La suscripción concede un derecho limitado de uso durante la vigencia de la relación; no transfiere la propiedad del software.
9. Suspensión, terminación y datos
La licencia permanece activa hasta el final de su fecha de vencimiento. A partir del día siguiente, se aplican dos etapas: durante los primeros 7 días la licencia queda en pago pendiente, la clínica puede continuar trabajando en la plataforma, pero las integraciones automáticas se pausan; durante los 7 días siguientes la licencia queda suspendida y solo permite consultar y exportar la información. Al concluir esos 14 días, el acceso clínico queda cancelado.
El acceso también puede suspenderse por incumplimiento grave, riesgo de seguridad o uso ilícito, respetando los acuerdos aplicables. Al finalizar la relación, la clínica podrá solicitar la exportación de su información conforme a las condiciones comerciales aplicables. El tratamiento posterior de datos activos y respaldos se coordinará conforme al contrato, la Política de Privacidad y las obligaciones legales de conservación.
La cancelación de una integración o de una cuenta de usuario no elimina automáticamente los expedientes clínicos. La eliminación definitiva debe evaluarse con la clínica responsable, considerando sus obligaciones profesionales y legales.
10. Límites razonables
La plataforma es una herramienta de apoyo y depende de factores como conexión a Internet, equipos del cliente y servicios externos. En la medida permitida por la legislación aplicable, cada parte responde por los daños directos atribuibles a sus actos y por las obligaciones que expresamente asuma. Las condiciones definitivas de responsabilidad deberán establecerse en el contrato comercial revisado profesionalmente.
11. Legislación aplicable y contacto
Estos términos se interpretan conforme a la legislación de la República de Costa Rica, sin perjuicio de las normas imperativas que correspondan. Para preguntas o comunicaciones relacionadas con el servicio, escribe a [email protected].